Для более продуктивной работы компании необходимо эффективно организовать документооборот, управление бизнес-процессами и взаимодействие между работниками. Это становится особенно актуальным для крупных корпораций с множеством отделов, сотрудников и большим объемом данных. В эпоху цифровых технологий для улучшения внутрикорпоративного пространства используют специальное программное обеспечение. Одним из популярных решений является Microsoft SharePoint. Главная задача заключается в выборе подходящего продукта и оптимальном его использовании для достижения максимальной результативности работы.

Microsoft SharePoint Products and Technologies – это целый комплекс программ, выпущенный корпорацией Microsoft. Все они призваны решить ряд важных задач, таких как создание среды для комфортного взаимодействия сотрудников, хранение, систематизация и поиск информации, управление рабочими процессами и другие.

В состав Microsoft SharePoint Products and Technologies входят следующие программные продукты:

• Microsoft SharePoint Foundation (ранее Windows SharePoint Services) – клиентская программа, которая обеспечивает начальные возможности для совместной работы внутри компании. С ее помощью можно хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, а также отслеживать документооборот и планировать задачи. Данная версия подходит для удовлетворения потребностей небольших компаний, но для крупных корпораций разработаны более продвинутые редакции – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server (ранее Microsoft Office SharePoint Server) – комплект серверных приложений, встраивающий возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платный софт, который обладает множеством функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Также в рамках MS SharePoint весьма популярны программы Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – HTML-редактор, предназначенный для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. С помощью SPD можно создавать встроенные средства редактирования благодаря визуальному интерфейсу.
• Microsoft SharePoint Workspace – приложение, позволяющее получать доступ к содержимому SharePoint в режиме реального времени и совершать операции с документами и другими рабочими данными.

MS SharePoint – это платформа для создания интранет-сайта компании с обширным функционалом для более продуктивной работы компании за счет удобной настройки и автоматизации внутренних процессов. SharePoint Foundation и SharePoint Server – это две ключевые составляющих пакета Microsoft SharePoint, главными функциями которых являются создание оптимальной среды для сотрудничества и автоматизации рабочих процессов.

SharePoint: функции и возможности корпоративного портала

Стоит обратить внимание, что SharePoint не является универсальным решением для всех компаний и нужд. Пользователю необходимо настроить структуру и создать отдельные элементы страниц. С одной стороны, это плюс, так как организация может получить результат, необходимый для ее специфических нужд. Однако, процесс внедрения портала SharePoint может занять довольно длительное время, что может быть неприемлемо для небольших компаний.

Структура портала

Портал SharePoint не имеет типовой структуры, так как ее создают индивидуально, с учетом потребностей конкретной компании. Чаще это центральный портал, который является доступным местом для входа на сайты или страницы дочерних сайтов, где находятся данные и информация. SharePoint имеет уникальные элементы, которые позволяют контролировать и управлять содержимым портала.

• Сайты. Пользователь может самостоятельно создавать веб-узлы различных типов. Например, сайты групп, в которых находиться информация для сотрудников разных подразделений, с библиотеками данных, списками, форумами, вики-сайты, блоги для публикаций записей и комментирования, шаблоны приложений для решения бизнес-задач, как, например, контроль рекламной кампании.
• Область портала. Она представляет собой страницу со ступенчатой структурой интранета, где можно создать несколько одно- или разноуровневых областей, например, для каждого отдела компании. Сотрудники данного отдела могут создавать дочерние области в пределах своего сайта.
• Библиотеки документов являются ключевым элементом портала SharePoint. Эта библиотека - хранилище информации на веб-узле. В библиотеке содержатся текстовые, видео и графические файлы. Доступ к документам имеют все участники группы, к которой относится сайт.
• Списки используются в SharePoint — это данные, которые не относятся к категории документов. Списки находятся на сайтах групп и содержат управляемую информацию, как, например, ссылки, контакты, задачи, события, уведомления, календарь. Contейнером списков является веб-части.

Это интересно

Списки можно использовать в SharePoint для работы с модулем "Отслеживание вопросов". Создание в списке с полями: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности, срок, позволяют менять данные в процессе работы, а также вносить заметки и примечания.

• Веб-части. Эти компоненты - это визуальные элементы, которые обычный пользователь может использовать для управления веб-страницами. Это позволяет размещать и редактировать контент, без необходимости владеть навыками программирования. Списки и библиотеки также являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Внедрение SharePoint в компанию позволяет оптимизировать рабочие процессы, экономить время и ресурсы сотрудников. Рассмотрим, какие возможности предоставляет корпоративный портал и какие результаты можно достичь благодаря ему.

Вот примерный перечень возможных результатов на основе грамотного использования корпоративного портала SharePoint:

• Обеспечивает возможность совместной работы сотрудников. Упрощенный обмен файлами, новостями, ссылками и другими материалами оптимизирует коммуникативные процессы.
• Создание удобного доступа к корпоративной информации. Это означает, что сотрудники не тратят время, чтобы найти необходимые документы, таблицы с аналитическими данными, обучающие материалы или контакты нужных людей.
• Менее объемный и систематизированный документооборот.
• Возможность предоставить прозрачное описание структуры предприятия, которое понятно как "старожилам" компании, так и новичкам.
• Решить проблемы контроля выполнения задач. В списках можно зарегистрировать любые изменения и оперативно следить за состоянием рабочих процессов.
• Автоматизация бизнес-процессов. Использование списков

MS SharePoint: достоинства и недостатки

MS SharePoint — одна из наиболее популярных платформ на рынке корпоративных портальных решений. Это объясняется не только потребителями, которые доверяют бренду Microsoft, но также и объективными преимуществами, имеющимися у данного продукта. Тем не менее, MS SharePoint, как и любой другой продукт, имеет как плюсы, так и минусы, что открывает возможности для конкуренции других производителей.

Посмотрим на некоторые неоспоримые плюсы Microsoft SharePoint. Во-первых, это высокое качество, которое присуще всем продуктам Microsoft. Во-вторых, это эффективное решение рабочих вопросов. Однако, наибольшим достоинством данной платформы является ее широкий функционал и безграничные возможности настройки и расширения, которые позволяют приспособить ее под индивидуальные нужды компании. Более того, SharePoint очень легко интегрируется с другими продуктами Microsoft.

Ключевыми недостатками MS SharePoint являются следующее. Во-первых, большое количество функций делают данный портальный решение сложным и "тяжелым". Это означает, что для того, чтобы внедрить и настроить SharePoint, необходимо обладать обширными и глубокими знаниями, а пользователям придется потрудиться для освоения программы. Во-вторых, так как SharePoint является продуктом Microsoft, он идеально интегрируется с продуктами данного разработчика, однако плохо совместим с софтами других поставщиков. Более того, из-за высокой стоимости лицензии, платных продуктов (MS SharePoint Server и других), а также сложности внедрения, данное решение является довольно дорогостоящим. В-третьих, срок внедрения MS SharePoint может достигать полугода и более из-за его сложности.

Из-за перечисленных недостатков, MS SharePoint не является оптимальным выбором для компаний, занятых в сегменте малого бизнеса. Он также не является лучшим выбором для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

Но помимо всего прочего, не следует забывать о таких аспектах как корпоративная культура и психологический климат в организации. Для того чтобы успешно внедрить MS SharePoint, руководители должны учитывать и эти факторы. Безусловно, SharePoint — это прекрасный рабочий инструмент, однако он не является полностью решением проблемы коммуникации внутри компании и не располагает средствами мотивации к общению, в этом смысле уступая другим решениям, таким, например, как корпоративные соцсети.

Фото: freepik.com